Desculpem-me os mais conservadores, mas o dono de uma microempresa que ainda faz o controle do seu negócio com anotações em um caderno precisa reciclar seus processos. A tecnologia é ferramenta vital e aliada do empreendedor em qualquer ramo e não usá-la é perder dinheiro. Por isso, informatizar sua empresa não é supérfluo, nem luxo, é necessidade. Além do mais, manter-se longe dos computadores profissionalmente hoje em dia é praticamente inviável.
A informatização permite que o empresário reúna dados sobre o dia a dia do seu negócio, ajuda no planejamento e na tomada de decisões. Porém, não adianta colecionar informações no computador sem qualidade, pois registros errados levam a conclusões erradas.
Fluxo de caixa e cadastro de fornecedores e de clientes são áreas de qualquer empresa que necessitam de informatização. Também entra nessa lista o controle de estoque, que passa a ser feito mais fácil e rapidamente, podendo ser ajustado com precisão conforme a demanda e reduzindo perdas. O cadastro de clientes, que deve ter campos para inclusão de diversos dados, auxilia a identificar as preferências dos consumidores e oferecer-lhes produtos alinhados com seu perfil e em datas mais propícias.
A informatização pode começar de forma simples, com o uso de planilhas eletrônicas ou editores de texto. Quando esses recursos se mostrarem insuficientes, é hora de partir para aplicativos ou softwares específicos. Mas nada de sair comprando programas a torto e a direito. Pesquise qual o aplicativo adequado. Nem sempre a opção mais cara e avançada é a ideal. Existem versões mais simples de softwares para experimentação (demos), obtidas por download ou fornecidas pelo fabricante. Teste para ver se suprem sua necessidade. Conversar com outros empresários para saber que produto eles usam também ajuda na escolha.
Antes de adquirir o software, verifique se ele tem prazo de validade, se a manutenção é paga ou não, se existe treinamento e consultorias para aprender a utilizá-lo plenamente.
Informatizar a empresa só traz vantagens. Com o software certo, o empresário aumenta o controle do seu negócio e tem material em mãos para pensar em ações que tragam resultados melhores.
Artigo de Bruno Caetano, diretor superintendente do Sebrae-SP, publicado no jornal Metro.
